Obchodní jednání
Obsah
1 Úvod……………………………………………………………………………………………. 4
2 Obchodní jednání………………………………………………………………………….. 5
3 Příprava na jednání……………………………………………………………………. 6
3.1 Úvodní předehra………………………………………………………………………… 6
3.2 Během jednání ………………………………………………………………………….. 7
3.3 Uzavření dohody…………………………………………………………………………..8
3.4 Po jednání………………………………………………………………………………….. 8
4 Dodatek……………………………………………………………………………………….. 8
5 Závěr…………………………………………………………………………………………… 8
6 Přehled použité literatury…………………………………………………………………..8
Úvod
1 V této práci jsem se snažila stručně vystihnout přípravu a postup obchodního jednání.
2 Obchodní jednání
= lze definovat jako schůzka, kde jedna strana něco nabízí a druhá něco hledá.
- Zatímco pro začátečníky bývá obchodní jednání často příčinou nemalé nervozity, pro zkušené vyjednavače je uměním i hrou zároveň. Uměním proto, že se v něm člověk může zdokonalovat celý život, a hrou díky nepřipoutanosti k výsledku vyjednávání. Zkušený vyjednavač ví, že nemusí pokaždé uspět. Občasné prohry přijímá sportovně a bere si z nich ponaučení do budoucna.
- V jednotlivých kulturách vedou lidé jednání různě. Své obchodní zvyklosti mají Američané, Arabové, Japonci, anekdotami proslulí Židé a po svém vyjednávají i Češi. Z historických důvodů je v Česku špatná vymahatelnost práva a proto je bezchybné obchodní jednání výchozí podmínkou pro spolehlivé jištění zakázek a pohledávek.
- Nezávislý profesionál většinou vstupuje do jednání jako dodavatel nebo nabízející osoba. Méně často pak jako rovnocenný smluvní partner či poptávající.
- Základem úspěšného jednání je nepodcenit přípravu. Často se stane, že lidé jsou v tomto bodu nedůslední, ať je to již způsobeno nedostatkem času či malou motivací.
- Během plánování obchodního jednání nejprve sepíšeme krátký obsah toho, o čem chceme s partnerem mluvit. Tuto zprávu mu zašleme, abychom měli připravenou půdu a on se také mohl nachystat.
- Musíme se zamyslet nad vhodným časem a místem. Neměli bychom vybírat příliš rušná, ale ani příliš soukromá uzavřená místa, aby se náš komunikační partner cítil příjemně. Vhodné jsou například pracovní obědy.
- Měli bychom se zamyslet nad tématem jednání. Co nabízíme? Musíme znát důkladně svůj produkt a snažit se předpovědět možné protiargumenty.
3 Příprava na jednání
- Pro nezávislého profesionála je úsporné hospodaření s časem absolutní nutnost. Časovým ztrátám můžeme předejít omezením počtu informativních schůzek. Ty totiž nevedou tak často k dohodě, takže je lepší domluvit s partnerem téma jednání přesněji předem.
- Prvním krokem naší přípravy by mělo být prostudování všech dostupných podkladů a informací o partnerovi i jeho zázemí. Oč lépe partnera předem poznáme, tím snáze se nám jednání povede.
- Náš návrh k jednání stručně sepíšeme a poskytneme jej partnerovi předem. Například jako poptávající mu pošleme písemnou poptávku a nebo naopak nabídku jakožto oslovený dodavatel. Jestliže partner nebude s návrhem souhlasit, můžeme mu poslat další a nebo přinejmenším ušetříme čas, který bychom ztratili zbytečnou schůzkou.
- Pokud partnera náš návrh zaujme, dojednáme si osobní setkání. Klíčový je zejména výběr času a místa.
- Posledním bodem přípravy je promyšlení celkové strategie. Ta by měla zahrnovat také argumenty na možné námitky partnera vůči našemu návrhu či osobě. Den před jednáním si odpočineme a dobře se vyspíme.
3.1 Úvodní předehra
- Na jednání dojděme včas a v čistém oblečení, které je přiměřené našemu postavení a profesi. Maximálně se koncentrujme na úvodní okamžiky představení a potřesení rukou. Dobrý první dojem je základním předpokladem pro navození příjemné atmosféry. Snažme se vystupovat sebejistě, srdečně a ohleduplně.
- Nepotlačujme intuitivní dojmy, které v nás setkání vyvolá. Jako lidé máme pozoruhodnou schopnost rychlého a přesného odhadu. Pomocí intuice můžeme například snáze předvídat možné problémy.
- S jednáním nepospíchejme. Pokud se na to cítíme, můžeme setkání zahájit volnou debatou na odborné téma. Přirozeně tak vyniknou naše profesní kvality a získáme výhodu pro následující jednání. Svůj účel ale splní i jakákoli jiná společenská konverzace.
- Psychologové zjistili, že pokud se dva lidé v jednání shodnou, je to doprovázeno celkovým sladěním komunikace na úrovni řeči, pohybů těla a mimiky obličeje. Překvapivé bylo rovněž zjištění, že tento jev nemůže napodobit žádná záměrná řeč těla, jak se to někdy doporučuje. Prvořadá je zkušenost a schopnost empatie neboli vcítění se. Špičkoví vyjednavači a prodejci se takto dokážou vyladit během několika minut.
- Před důležitým jednáním můžeme klientovi navrhnout, abychom oba vypnuli svůj mobil a omezili tak vyrušování na minimum. Domluvme se rovněž na přibližné délce setkání. Rozumné maximum jsou 2 až 4 hodiny, plus úvodní fáze v délce 10 až 30 minut. Citlivě ji zakončeme tak, aby bylo jasné, že se začíná jednat.
3.2 Během jednání
- Během několika prvních minut se snažme navodit příjemnou atmosféru. Můžeme se přátelsky optat na to, jakou měl dotyčný cestu, jaký byl víkend, nebo si popovídejte o aktuálním počasí. Podobná povrchní konverzace může prolomit ledy.
- Během samotného jednání partnerovi aktivně naslouchejme, jeho argumenty se snažme vyvrátit protiargumentací. Na druhou stranu nebuďme příliš agresivní, nestůjme paličatě na svém. Jednání jsou často o kompromisech.
- Postupujme takticky a využijme vše, co jsme si připravili. Většina argumentů protistrany se dá předvídat. Čím lepší bude naše rétorika neboli řečnické a prezentační schopnosti, tím přirozeněji a přesvědčivěji zapůsobíme. Pochopitelně bychom také měli dodržovat slovo. Co jednou řekneme nebo odsouhlasíme, těžko později vezmeme zpět, aniž by to vzbudilo oprávněné pochybnosti o naší důvěryhodnosti.
- Vývoj jednání může někdy vzbudit silné emoce. V takovém případě se snažme zachovat chladnou hlavu a nadhled. Nezapomínejme na lidskou slušnost a kulturu vystupování. Ani vyhrocené jednání by nikdy nemělo sklouznout do osobní roviny urážek a obviňování. Předejít tomu můžeme mimo jiné tím, že budeme mluvit pravdu. Partnera bychom měli přesvědčit kvalitou svých argumentů, nikoli lhaním.
- Sporné body zkusme nejdříve obejít nalezením jiného, oboustranně výhodného řešení. Pokud se to nedaří, je druhou možností kompromis. Ten by měl ovšem spočívat v ústupcích obou stran. Přemíra kompromisů ale může vést k dohodě, se kterou nebude nakonec spokojen nikdo. Proto je někdy lepší patové jednání odložit na jiný den.
- Odročení je korektní také v situaci, kdy jsme po několika hodinách jednání psychicky vyčerpáni, respektive když partner nečekaně změní svůj postoj nebo předkládá k diskusi body, na jejichž projednávání nejsme připraveni. Nepouštějme se na tenký led a raději si domluvme další termín schůzky. Tím získáme čas vše promyslet a poradit se.
- Nečekejme na zázrak a jednání ukončeme v pravou chvíli. Jakmile klient vysloví svoje rozhodnutí, nesnažme se dále jednání protahovat. Nálada je velmi proměnlivá a může se stát, že váš partner svoji nabídku za pět minut vezme zpět.
- Na závěr shrňme, na čem jsme se dohodli a buďme opět důslední v rozloučení. Buďme příjemní, ať již jednání dopadlo jakkoliv. Nikdy by nemělo být osobní. Je to byznys.
3.3 Uzavření dohody
- Jestliže jsou vyjasněny všechny sporné body a výsledný návrh se zamlouvá oběma stranám, můžeme přistoupit k uzavření dohody. Tento klíčový okamžik oboustranné shody správně rozpoznejme a závěr jednání neodkládejme. Nálada se totiž může měnit a každý dobrý vyjednavač ví, že přesné načasování je klíčem k úspěchu.
- Dohoda je obvykle stvrzena symbolickým podáním ruky. Poté může následovat podpis písemné objednávky nebo připravené smlouvy. V případě složitější dohody se pouze vyhotoví zápis z jednání, který obě strany odsouhlasí jako základ pozdější smlouvy.
3.4 Po jednání
- Až se vrátíme do kanceláře, udělejme krátký zápis z jednání. Shrňme nejdůležitější okamžiky a uveďme, na čem jsme se dohodli. Tento zápis pošleme spolu s poděkováním za setkání našemu komunikačnímu partnerovi.
- Pokud se stane, že naše jednání nebude úspěšné, nezoufejme. Nezapomeňme, že jde do jisté míry o hru. Nikdy nemůžeme stoprocentně odhadnout, jaký bude náš komunikační partner. Na druhou stranu, s kvalitní přípravou se naše šance na úspěch velmi zvyšují.
4 Dodatek: Osobní zóny v různých kulturách
- Vzdálenost, která je typická při rozhovoru dvou osob, se v různých kulturách liší
- Pro jednotlivé národy jsou obvykle uváděny následující údaje:
- Úzká osobní zóna – 28 – 80 cm: Arabové, Japonci, Latinoameričané, Francouzi,
- Italové, Španělé, Afroameričané
- Střední osobní zóna – 60 – 150 cm: Britové, Švédové, Švýcaři, Němci, Rakušané,
Češi
- Široká osobní zóna – 120 – 290 cm: Australané, Novozélanďané, bílí Američané
a Kanaďané
5 Závěr
Z výše uvedených poznatků jsme se dozvěděli, že příprava a samotný průběh obchodního jednání je velmi náročný. Stačí malá chyba a vše může být zcela ztraceno.
6 Přehled použité literatury